Fungsi-fungsi Manajemen menurut G Terry :
a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian)
c. Actuating (Penggerakan untuk bekerja)
d. Controlling (Pengawasan/Pengendalian)
PEMBAHASAN
A. PERENCANAAN ( PLANNING )
Pengertian
“Perencanaan” adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan.
Dengan kata lain bahwa dalam perencanaan hendaknya orang harus berfikir dahulu tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana cara melakukannya serta tanggung jawab terhadap kegiatan tersebut. Oleh karena itu perencanaan sangat penting bagi organisasi dalam rangka mencapai tujuannya.
Syarat – Syarat Perencanaan yang baik
a) Berdasarkan pada alternative
Agar dapat menetapkan perencanaan yang baik maka sebelumnya agar disusun berbagai alternative, misalnya untung dan rugi kelebihan dan kekurangannya, kendala dan dukungannya, sehingga dapat menentukan perencanaan yang paling baik.
b) Harus realistis
Bila perencanaan tidak realistis, mungkin baik diatas kertas saja akan tetapi tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya.
Misalnya : keterbatasan dalam teknologi, keterbatasan sumber dana, tenaga kerja, dsb.
c) Harus ekonomis
Disamping keterbatasan diatas, juga harus mempertimbangkan tingkat ekonomis dalam suatu rencana. Hindarkan faktor pemborosan, biaya, waktu, tempat, dsb.
d) Harus luwes (fleksibel)
Dalam hal ini perencanaan harus fleksibel, artinya setiap saat dapat dievaluir sesuai dengan perkembangan organisasi, situasi dan kondisi pada waktu tersebut. Pada dasarnya perencanaan itu disusun berdasarkan hasil penelitian sebelumnya, namun dalam prakteknya sering terjadi berbagai penyimpangan yang tidak dapat dihindarkan.
e) Didasari partisipasi
Dalam pembuatan perencanaan hendaknya dapat diikutkan berbagai pihak untuk memperoleh masukan (input) agar lebih sempurna. Dengan adanya partisipasi, perusahaan akan memperoleh manfaat ganda, karena disamping rencana menjadi lebih baik, juga dapat menambah semangat kerja para karyawan (karena merasa).
Manfaat Perencanaan bagi Organisasi
a) Sebagai alat pengawasan dan pengendalian kegiatan
b) Untuk memilih dan menetapkan skala prioritas
c) Untuk mengarahkan dan menuntun pelaksanaan kegiatan
d) Untuk mengurangi dan menghadapi ketidakpastian (uncertainly)
e) Mendorong tercapainya tujuan, misalnya kesejahteraan anggota, memperluas usaha dsb
Tahap-tahap Penyusunan Perencanaan
a) Menetapkan dan merumuskan tujuan
b) Melakukan analisis kesempatan/swot
c) Melakukan analisis sumber daya
d) Identifikasi dan Pengembangan alternative
e) Implementasi strategi
f) Pelaksanaan keputusan
Perencanaan Strategis (Strategic Planning)
Perencanaan strategis adalah suatu proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan Organisasi.
a) Sifat-sifat Perencanaan Strategis :
· Menyangkut kurun waktu yang panjang/lama
· Menyangkut persoalan yang mendasar
· Memberikan kerangka dasar dalam pengambilan keputusan
· Sebagai alat pemersatu dalam pengambilan keputusan
· Umumnya digunakan oleh Manajer puncak
b) Faktor-faktor yang mempengaruhi pentingnya perencanaan strategis
· Adanya peningkatan dan perubahan teknologi
· Semakin rumit dan kompleks tugas manajerial
· Makin panjang waktu dan dampak dimasa depan
· Makin rumitnya lingkungan luar
B. PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Pengertian Organisasi
“Organisasi adalah sekelompok manusia yang bekerjasama, dimana kerjasama tersebut dicanangkan dalam bentuk struktur organisasi atau gambaran skematis tentang hubungan kerja dalam rangka mencapai tujuan tertentu”
DWIGHT WALDO, mendefinisikan bahwa:
“Organisasi adalah struktur hubungan antar manusia berdasarkan wewenang dan kelanggengan dalam sebuah system administrasi”
Azas-azas Organisasi
Azas-azas organisasi adalah merupakan pedoman yang sejauh mungkin hendaknya dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi dapat berjalan lancar.
Adapun urutannya adalah :
a) Perumusan tujuan jelas ;
Rumusan tujuan yang jelas untuk memudahkan penetapan haluan organisasi, pemilihan bentuk, pembentukan struktur, kebutuhan pejabat, kecakapan daya kreasi dari para anggota organisasi.
Gregor, mengatakan :
Tujuan yang jelas adalah yang efektif menambah semangat semua anggota untuk bekerja kearah tujuan yang sama.
b) Pembagian Tugas;
Azas ini dapat diartikan sebagai :
· Perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain dalam satuan organisasi.
· Perincian serta pengelompokan yang erat hubungannya satu dengan yang lain, untuk dilakukan oleh pejabat tertentu.
c) Koordinasi
Koordinasi adalah suatu azas yang menyatakan bahwa dalam suatu organisasi haru ada keselarasan aktivitas diantara satuan-satuan organisasi.
Adapun manfaat koordinasi adalah :
· Menghindarkan konflik
· Menghindarkan rebutan fasilitas
· Menghindarkan pekerjaan yang tumpang tindih
· Menjamin kesatuan sikap
· Menjamin kesatuan pelaksanaan, dll
Koordinasi dapat dilakukan dengan cara :
· Pertemuan informal
· Pertemuan resmi
· Mengangkat koordinasi
· Menggunakan buku pedoman, dsb
d) Pelimpahan wewenang
Wewenang adalah hak seseorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggung jawab dapat dilaksanakan dengan baik. Sedangkan pelimpahan adalah penyerahan.
e) Rentangan Kontrol (Rentang kendali);
Rentangan control adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan. Sedangkan bawahan langsung adalah merupakan sejumlah pejabat yang langsung dibawah seorang atasan. Yang perlu diperhatikan dalam rentang kendali adalah : Bahwa seseorang atasan tidak mungkin dapat memimpin bawahan sebanyak-banyaknya, karena kemampuan seseorang itu terbatas. Makin banyak bawahan, beban pimpinan makin berat, sehingga harus diperhatikan tidak hanya orang-orangnya saja tetapi hubungannya.
f) Jenjang organisasi :
Jenjang organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas sampai bawah dalam suatu fungsi. Inti jenjang organisasi menurut CAROLL L. SHARTLE, adalah “perbedaan antara peranan atasan dan bawahan”
g) Kesatuan Perintah :
Kesatuan perintah berarti bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang atasan tertentu.
h) Fleksibilitas :
Struktur organisasi harus sudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Tetapi kalau dirubah justru menghambat kelancaran aktivitas, maka ini bukan fleksibilitas
Misalnya :
- Perubahan tujuan
- Penambahan tujuan
- Perluasan aktivitas
- Penambahan beban kerja dll
C. ACTUATING (PENGGERAKAN UNTUK BEKERJA)
Koperasi hakekatnya dibangun untuk memberdayakan masyarakat dari kesulitan, kekurangan, kelemahan dan kemiskinan. Misi ini sangat erat kaitannya dengan pola pengaturan kelembagaan dari masyarakat itu (komunitas anggota koperasi) sendiri membangun kesejahteraan secara bersama-sama (goal). Untuk mencapai tujuan koperasi tersebut maka koperasi harus menunjukkan jatidirinya yang mandiri.
Kemanfaatan bagi anggota dari Usaha Koperasi
Keuntungan Ekonomis :
· Peningkatan skala usaha (menjual dan membeli)
· Pemasaran (menampung hasil produksi)
· Pengadaan barang dan jasa (menyediakan untuk anggota)
· Fasilitas kredit (memberi kemudahan kepada anggota)
· Pembagian SHU (berdasar transaksi dan partisipasi anggota)
Keuntungan Sosial :
· Keuntungan kelompok (kepentigan banyak orang)
· Pendidikan dan pelatihan (meningkatkan pengetahuan, kesadaran dan keterampilan) serta Kaderisasi yang berkesinambungan.
· Program sosial lainnya (kesetiakawanan antar anggota)
Sesuai dengan pengertian dan jatidiri serta nilai-nilai koperasi tersebut diatas maka keberhasilan koperasi dalam melaksanakan perannya antara lain ditujukan :
Pertama, membangun dan meningkatkan peran dan partisipasi anggota.
Anggota Koperasi sebagai modal utama dari koperasi, maju atau mundurnya kinerja koperasi akan ditentukan oleh peran aktif anggota baik sebagai pemodal (pemilik), nasabah (konsumen) serta sebagai penerima manfaat atau dengan kata lain Anggota adalah Raja. Ini adalah realita dalam perkoperasian karena anggota sebagai pemilik koperasi memberikan makna bahwa anggota memiliki hak penuh menentukan diterima atau disetujuinya perencanaan usaha yang diajukan oleh Pengurus dan Pengawas dalam forum Rapat Anggota. Sikap loyal anggota karena memiliki koperasi dapat ditumbuhkan melalui kegiatan perencanaan usaha koperasi sejak awal, program kegiatan pendidikan dan pelatihan untuk anggota yang terpola dan berkesinambungan. Hal ini selain membuka cakrawala wawasan bagi anggota koperasi juga membangun watak koperasi (budaya) dari anggotanya.
Kedua, membangun kemampuan Pengelola dan kaderisasi.
Pengelola atau pengurus koperasi (termasuk juga jajaran struktural dibawahnya) harus memiliki kemampuan kepemimpinan, kewirausahaan, professional serta terutama memiliki kejujuran. Pengurus dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya mampu menghasilkan pelayanan yang dapat memberikan manfaat kepada anggotanya (baik aspek manfaat fisik, ekonomi maupun manfaat psikologis).
Manajemen koperasi difokuskan menjadi manajemen yang efisien dan efektif, dan memiliki nilai-nilai manajemen sesuai jati diri koperasi, serta memiliki Pedoman Pengelolaan Organisasi dan Bisnis Koperasi atau System Operating & Prosedure.
Ketiga, memiliki kesehatan keuangan.
Keberhasilan dan kegagalan koperasi dapat dilihat sehat atau tidaknya keuangan koperasi, tingkat kesehatan keuangan koperasi mencerminkan juga kesehatan usaha, organisasi, manajemen serta sehatnya kualitas pelayanannya kepada anggota.
Keadaan keuangan dilaporkan secara berkala sesuai kaidah-kaidah akuntansi, terbuka dan bertanggung jawab. Untuk itu peran aktif Pengurus membangun koordinasi pengawasan (internal) dengan Badan Pengawas Koperasi harus menganut system pengawasan atau pendeteksian dini (early warning system), mengkoreksi dan memperbaiki sedini mungkin masalah keuangan koperasi sebelum kerugian menjadi beban yang harus dipikul oleh anggota karena kesalahan prosedural (mismanagement) oleh pengelola.
Keempat, membangun kemitraan antar koperasi dan kemitraan koperasi dengan pihak Badan Usaha lain.
Menghadapi trend bisnis (era pasar bebas) dan kemajuan teknologi yang semakin pesat, koperasi sejak dini sudah harus melakukan penyesuaian dan antisipasi pengembangan usahanya dengan melakukan kerjasama antar koperasi (membangun sinergi) untuk memiliki bargening position dengan mengutamakan kekuatan pasar (captive market) anggotanya; karena Keberhasilan hanya dapat diraih secara bersama untuk Kepentingan yang sama, saat ini momentum untuk mewujudnyatakan kekuatan yang dimiliki koperasi melalui kerjasama kemitraan.
Mendorong koperasi juga menjalin kerjasama kemitraan dengan pihak lain, seperti Badan Usaha milik Negara/Daerah, swasta dalam negeri maupun swasta asing, perlu dilaksanakan secara sungguh-sungguh, agar koperasi dapat dan mampu memasuki perdagangan international, maupun dapat secara bersama-sama membangun jejaring usaha.
D. PENGAWASAN (CONTROLLING)
Pengertian dan arti pentingnya
“Pengawasan adalah merupakan tindakan atas proses kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan, kegagalan, kemudian dilakukan perbaikan dan mencegah terulangnya kembali kesalahan tersebut”.
H. Koontz dan CO Donnel, mengatakan bahwa :
“Perencanaan dan Pengawasan ibarat kedua sisi dari mata uang yang sama (planning and controlling are the two sides of the same coin)”
Fungsi Pengawasan
Melihat dari sasaran pengawasan, maka fungsi pengawasan adalah :
a) Mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan
b) Memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi
c) Untuk mendinamisir organisasi/koperasi serta segenap kegiatan manajemen lainnya
d) Untuk mempertebal rasa tanggung jawab.
Prinsip-prinsip Dasar Pengawasan
a) Adanya perencanaan tertentu dalam Pengawasan
b) Adanya pemberian instruksi/perintah dan wewenang
c) Dapat merefleksikan berbagai sifat dan kebutuhan dari berbagai kegiatan yang diawasi
d) Pengawasan harus bersifat fleksibel
e) Dapat merefleksikan pola organisasi.
Macam-macam Pengawasan
Pengawasan dapat dibedakan dari berbagai sudut pandang, antara lain:
a) Dari subyek yang mengawasi :
· Pengawasan internal dan eksternal
· Pengawasan langsung dan tidak langsung
· Pengawasan formal dan informal
· Pengawasan manajerial dan staf
b) Dari sudut obyek yang diawasi :
· Material dan produk jadi, yang sasarannya:
Kualitas produk/material dengan standar kualitas
· Kuanantitas produk/material dengan standar kuantitas
Keuangan dan biaya, yang sasarannya.
c) Waktu Pengawasan :
· Pengawasan preventif, dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan
· Pengawasan represif, dilakukan setelah terjadinya penyimpangan
d) Sifat Pengawasan :
· Inspektif, yaitu melakukan pemeriksaan setempat (on the spot), untuk mengetahui sendiri keadaan yang sebenarnya
· Komporatif, yaitu membandingkan antara hasil dengan rencana yang ada.
· Verifikatif, yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh staf, terutama pada bidang keuangan dan atau material.
· Investigatif, yaitu melakukan penyelidikan untuk mengetahui terjadinya penyelewengan yang tersembunyi.
e) Prosedur Pengawasan :
Langkah-langkah yang ditempuh meliputi :
· Menetapkan rencana pengawasan
· Melaksanakan pengawasan
· Melakukan penilaian/evaluasi
f) Teknik-teknik Pengawasan :
Agar dapat melakukan pengawasan efektif dan efisien, perlu teknik pengawasan sebagai berikut :
· Pengawasan yang menitik beratkan pada hal-hal yang menyolok (control by exeption)
· Pengawasan yang menitik beratkan pada pengeluaran
· Pengawasan yang menitik beratkan pada orang-orang yang dipercaya (control through key person)
· Pengawasan dengan menjalankan suatu rangkaian pemeriksaan/verifikasi/audit secara sistematis (control through audits)
